Information om ny hantering av publikationer

Åter till sida: Frågor och svar

Publikationslistor i CV eller i ansökningar hanterades tidigare i detta system som okontrollerad text. De äldre publikationslistorna som lagts in visade sig innehålla felaktigheter och var inte skrivna i enhetligt modell. För att komma tillrätta med det införde vi därför 2008-09-02 en publikationsdatabas. Vi försöker då matcha publikationer du vill lägga till med innehållet i befintliga databaser (exempelvis PubMed). Det har inte varit utan problem (se nedan). Sedan september 2008 har flera uppdateringar och förbättringar av publikationsmodulen gjorts. För att komma tillrätta med några grundläggande problem gjordes en stor uppdatering 2009-12-24. Sedan dess har ytterligare förbättringar gjorts. Behov finns av ytterligare förbättringar och vi kommer att fortsätta detta förbättringsarbete till publikationsmodulen fungerar acceptabelt. Då sökningar kan ta lång tid vid många publikationer rekommenderar vi att du lägger in högst tjugo publikationer i taget.

Fördelar med nya hanteringen av publikationer

Om PubMed (eller andra databaser vi söker i) erbjuder en länk till artikeln i fulltext (en DOI-länk) lägger vårt system automatiskt in den. Det underlättar arbetet för granskare av dina eventuella ansökningar om medel.
Om en publikation läggs in i ansökan eller dokument enligt det nya sättet att hantera publikationer och du anger dig som en av medförfattarna läggs den publikationen automatiskt in i ditt CV (som finns i ditt personkort).
Publikationer som läggs in kopplas till arbetsplats eller område vid tillfället då publikationen gjordes. Detta ger två möjligheter: a) Vi kan erbjuda Universitet och Högskolor automatiskt uttag av publikationer som berör dem. Vår strävan är då att försöka minimera dubbelarbete. b) Er organisation kan erbjudas en ständigt uppdaterad lista över publikationer från er organisation. Denna lista kan dynamiskt inkluderas i er hemsida utan att våra menyer eller logotyper syns.

Mer om Universitetens och högskolornas publikationsdatabaser: Etablerade forskare (docent eller professor med anställning på lärosätet) har i regel merparten av sina publikationer i sitt universitets / högskolas databas. Det finns emellertid publikationer som görs av författare som inte har en lika stark knytning till ett Universitet eller en Högskola. Dessa halvetablerade forskare har inte alltid sina publikationer i Universitetens eller högskolornas etablerade databaser. Vi kan här hitta publikationer med koppling till ett Universitet / högskola men som saknas i deras egen databas. Automatisk övertankning kan då ge ett Universitet / Högskola ytterligare publikationer på sin publikationslista som de annars kanske skulle missat. Vi strävar efter att vår lista över arbetsgivare avseende Universitet och Högskolor har samma detaljgrad som i deras egna publikationsdatabaser. Mer information om detta längre ner under avsnittet Förbättringar i urvalet av arbetsgivare.
Förutom tankning från vårt system till Universitet och högskolor kommer vi även att införa en funktion där en forskare kan hämta in sina publikationer från ett Universitet eller Högskola till sitt CV i detta system. Vi tror detta kan fås att fungera för de flesta Universitet / Högskolor. Vid inhämtningen kontrolleras så att dubletter inte uppstår.

Vilka delar av systemet berörs av den nya publikationsfunktionen?

Meritförteckning (CV) i personkort.
I referenslistor i ansökan.
I projektdatabasen när man beskriver vilka publikationer ett projekt genererar.

Förfarandet för att lägga in publikationer är ungefär detsamma oavsett var du lägger in publikationer. Detta förfarande går enklast och ger bäst resultat om du börjar med att fylla i arbetslivserfarenhet i ditt CV. Följ därefter bara instruktionerna. CV, ansökningar om medel och projektdatabasen kopplar sig alla till en och samma publikationdatabasfunktion. Frågan om du är medförfattare behöver du bara svara på en gång för samma publikation. När du lägger in publikationer kopplar vårt system ihop dem med den arbetsgivare du hade vid tiden för publikationen. Du kan senare när det passar dig verifiera att publikationen kopplades till rätt arbetsgivare (eller ändra om det behövs). Om du inte har lagt in någon arbetslivserfarenhet kopplas publikationerna till arbetsgivaren Övrigt-övrigt. Dessa publikationer kan då inte med automatik tankas över till annan databas utan att du senare kopplar om publikationen till rätt arbetsgivare. För att slippa detta är det viktigt och inse att inläggning av publikationer ger bättre resultat och mindre efterarbete om du först fyller i arbetslivserfarenhet i personkortets CV.

Problem med nya hanteringen av publikationer

Den nya funktionen för att hantera publikationer lanserades 2008-09-02. Sedan dess har vi var eller varannan månad gjort uppdateringar. Vi jobbar i skrivande stund med ytterligare förbättringar som kommer att lanseras fortlöpande. Nedan kan du klicka för att läsa mer om hur du åtgärdar tänkbara problem.

Vårt system hade svårt att hitta publikationer som finns i andra databaser: Systemet hade från början svårt att hitta publikationer i databaser. Problemet var störst när man klistrade in publikationslistor som en lång textmassa. Detta berodde på att publikationslistor som klistrades in var skrivna på väldigt olika sätt, ibland med författarna först och ibland sist. Följdes inte exakt den modell av Vancouversystemet som vi anvisade för att skriva publikationer fick vårt system problem med att i textmassan begripa vad som var författare respektive titel. Konsekvensen blev att systemet hade svårt att hitta publikationerna i andra databaser (exempelvis PubMed).
Systemet har gradvis fått en bättre förmågan att i en textmassa identifiera vad som är författare, titel etc. Det gör att systemet nu bättre hittar publikationer i databaser även om inklistrade publikationslistor inte följer Vancouversystemet. Vi kommer att fortsätta detta förbättringsarbete. Har ni en publikation ni vet finns i en databas (exempelvis PubMed) men vårt system hittar den inte så maila publikationsbeskrivningen till administratören (Du hittar en länk till administratören längst ner på startsidan). Ange då som ämne Publikationsproblem. Administratören vidarebefodrar detta till oss och vi sammanställer det för våra programmerare.

Funktionen att koppla arbetsplats till publikation: För att kunna erbjuda Universitet och Högskolor utdrag ur vår publikationsdatabas samt att kunna erbjuda andra organisationer publikationslistor krävs en koppling mellan publikation och arbetsplats. Här måste man plocka arbetsgivare ur en fördefinierad lista. Flera samtida arbetsgivare kan kombineras. Från början behövde detta göras för varje publikation. Det fungerade hyfsat (men inte bra) för de som hade ett fåtal publikationer men för de som har många blev det en orimlig arbetsbörda.
Vi har sedan 2008-10-30 en ny funktion där man i CV under rubriken Arbetslivserfarenhet anger de arbetsgivare man har haft. När man sedan lägger in publikationer vet systemet under vilka år du arbetat hos olika arbetsgivare. Systemet vet även publikationsår för publikationen och gör därför en rimlig koppling mellan arbetsgivare och just den aktuella publikationen. Du kan senare verifiera att systemet gjort rätt val eller ange annan arbetsplats separat för just den publikationen. Om du inte har lagt in någon arbetslivserfarenhet kopplas publikationerna till arbetsgivaren Övrigt-övrigt. Dessa publikationer kan då inte med automatik tankas över till annan databas utan att du senare kopplar om publikationen till rätt arbetsgivare. För att slippa detta är det viktigt och inse att inläggning av publikationer ger bättre resultat och mindre efterarbete om du först fyller i arbetslivserfarenhet i personkortets CV.

Manuell inläggning av publikationer var inte bra: Vi har designat vårt system så att man innan manuell inläggning alltid måste göra en databassökning. Du kanske vill lägga in en publikation som du vet inte finns i de stora databaserna (exempelvis PubMed). Det kan dock vara så att någon annan redan manuellt har lagt in just den publikationen. För att undvika dubletter görs därför alltid en databassökning där även vår databas söks igenom. Hittas ingen publikation kan du lägga in den manuellt.

Gränssnittet för att manuellt lägga till publikationer var från början dåligt anpassat till publikationer som inte var tidskriftsartiklar. Det handlar om konferensbidrag, rapporter, böcker, etc. Efter uppdatering 2008-10-30 har detta förbättrats. Nu börjar du med att välja publikationstyp och sedan anpassas de rutor du skall fylla i efter ditt val.
De publikationstyper vi använder och deras benämningar stämmer överens med de som de flesta Svenska Universitetsbibliotek använder. Det kan finnas synpunkter på den listan av publikationstyper men eftersom den är så spridd har vi valt att hålla oss till den.

När vårt system söker i andra databaser tycks processen fastna

Ibland när vårt system försöker identifiera publikationer i olika databaser tycks sökprocessen fastna och inget händer. Det finns fyra tänkbara förklaringar till detta:

Den vanligaste förklaringen är att det ibland tar tid innan vi får svar från de databaser vi söker i. När resultatet från din sökning skall hämtas kan den databas vi söker i ha begränsningar i hur många publikationer vi får ta hem på en gång. Vi plockar då hem publikationerna i flera omgångar och det tar lite tid. I de flesta fall när själva sökningen har startat ser du sökresultatet inom 1-3 minuter. I sällsynta fall kan det ta ytterligare några minuter.
En del databaser tillåter inte att vi söker i dem hur ofta som helst. Om många som använder vårt system samtidigt vill göra en sökning undersöker vårt system komplexiteten i varje sökning. Små enkla sökningar packas ihop till en stor stor sökning. Sökningar som är komplicerade körs separat. Dessa sökningar sätts sedan i ett kösystem och en sökning startas sedan var 3:e sekund. Det är hittills ganska sällan vårt system behöver köa sökningar men om det händer talar systemet om för dig ungefär hur lång tid det tar innan din sökning startar. Denna tidsangivelse uppdateras med jämna mellanrum tills sökningen startar (vilket du också får besked om). Är din sökning satt i kö är det alltså inget fel som har upstått.
När sökresultatet skall presenteras bifogas hela publikationsangivelsen samt sammanfattning (abstract). Om sökningen har hittat hundratals publikationer blir det mycket information som skall överföras från vårt system till din dator. Om du har en långsam internetförbindelse kan detta ta tid, ibland flera minuter.
Andra databaser (exempelvis PubMed) kan ha problem med speciella tecken. Exempel på detta kan vara å, ä, ö, ø, ü, æ etc. Vi rekommenderar att du använder specialtecken så som du uppfattar är korrekt i namn eller titlar. Däremot är det vårt ansvar att ibland översätta dessa specialtecken för att det skall fungera gentemot andra databaser. Det kan hända att du råkar använda ett tecken som vi ännu inte lagt in i vår översättningstabell. Det kan då medföra att sökningen fastnar eller att du inte får några träffar alls. Det kan även tänkas att andra ännu okända problem uppstår. Har själva sökningen (exklusive eventuell föregående kötid) pågått i mer än 5 minuter utan resultat har sannolikt något fel uppstått och vi rekommenderar att du avbryter. Vi är då tacksamma om du kan skicka publikationsbeskrivningen med e-post till administratören så får vi undersöka detta (Du hittar en länk till administratören längst ner på startsidan). Ange då som ämne Publikationsproblem.
Efter en större uppdatering gjord 2009-12-24 --- 2010-01-28 har de flesta orsaker till att vår sökning tycks hänga sig elimierats.

Kommande förbättringar

Förbättringar i urvalet av arbetsgivare: Vi kommer närmast att fortsätta lägga in fler arbetsgivare med en högre detaljgrad. Parallellt med detta arbetar vi även på ett grafiskt gränssnitt där en utsedd kontaktperson enkelt själv kan redigera deras arbetplatser i vårt system. Vi tänker oss en eller några administratörer hos alla organisationer som är intresserade av att tanka ut publikationer eller ta ut publikationslistor som berör dem.

Sortering av publikationer och pågående projekt ämnesvis efter indextermer: Detta system har inegrerat en projektdatabas och en publikationsdatabas. Den förstnämnda är till för att kartlägga pågående projekt. I nuläget kan pågående projekt presenteras sorterat på arbetsplats. Denna funktion kommer att förbättras så att sorteringen på arbetplats kan ske med en större detaljrikedom än som nu. Mer information om projektdatabasen finns på FoU i Sverige.

När vi hämtar publikationer från PubMed hämtar vi även de indextermer (MeSH) som finns inlagda. Vid manuell inläggning av publikationer läggs MeSH-termer in manuellt. Denna funktion finns redan inlagd i projektdatabasen där varje projekt klassas med MeSH-termer.
Efter denna komplettering får vi möjlighet att presentera både pågående projekt och publikationer ämnesvis sorterade efter indextermer.

Presentation av pågående projekt för befolkningen: I projektdatabasen beskriver man kort sitt pågående projekt. Där skrivs en kort sammanfattning riktad till lekmän och några övriga frågor besvaras. Bland annat anger man vilken eller vilka arbetsgivare som är inblandade. Denna information används för att kunna visa vilka projekt som pågår inom respektive organisation och för att kunna ge en kort presentation för lekmän. Vi kan erbjuda att man i entrén eller väntrummet på sjukhus, vårdcentraler etc på TV-skärmar presenterar de projekt som pågår inom den egna organisationen. Ett projekt i taget presenteras med sammanfattningen skriven för lekmän. När projektledare hos er lägger in nya projekt i projektdatabasen uppdateras skärminformationen automatiskt.

Projektportal för projektteamen: I projektdatabasen finns funktioner synliga endast för projektteamet. Det handlar om loggbok där man kan skriva anteckningar sorterade efter löpande anteckningar, beslutsanteckningar, etc. Det finns även ett slutet diskussionsforum för projektteamet, och möjlighet för monitoreringskommitté att ha egen loggbok med anteckningar som kan vara synliga eller osynliga för teamet som driver projektet. Vidare en loggbok särskilt för adverse events.

Att kunna skriva ut sitt CV: Fyller man i CV på rätt sätt blir det mycket information som samlas på ett ställe. Du väljer själv om ditt CV skall vara synligt för alla eller bara de som hanterar en eventuell ansökan om medel. När man väl samlat informationen om sig själv kan det vara bra att kunna få ut den. Vi kommer att lägga in en funktion för att snyggt kunna skriva ut CV eller ta ut CV som en Wordfil.
Strukturen på CV kommer att göras om för att bättre anpassas till den meritportfölj man ofta använder på olika lärosäten.

Document information: Information om ny hantering av publikationer | Last modified: 2012-02-03 by Annika Billhult