logotyp för FoU i Sverige
Manual till loggbok i projektdatabasen

Manual till loggbok i projektdatabasen

Varför en loggbok?

  • Diskussionsforum för projektteamet kan bidra till ökad kommunikation inom projektteamet.
  • Delarna Dagbok och Beslut gör att projektteamet får en bra översikt över vad som gjorts och vilka beslut som fattats.
  • Säkerställa vetenskaplig spårbarhet. Om projektet senare ska eftergranskas kan man ge extern granskare läsrättigheter i loggboken.
  • På de flesta universitet finns krav på att alla doktorander ska föra loggbok. Ett annat vanligt krav är att det som skrivs i loggboken skall inte kunna ändras. Den elektroniska loggboken här är konstruerad så att det som skrivs inte går att ändra.

Kopplingen mellan loggbok och projekt

Varje projektregistrering i projektdatabasen (en del av FoU I Sverige) får en elektronisk loggbok. Vill du använda den loggboksfunktionen rekommenderar vi starkt att du gör en separat projektregistrering för varje delprojekt som planeras leda till en enda artikel (eller till ett fåtal närliggande artiklar). Vid en sammanläggningsavhandling ger det dig bra struktur i loggböckerna om du registrerar varje delarbete och ramberättelsen som separata projekt.

Loggbokens delar

information Dagbok
Tanken är att projektledaren (eller någon-ett fåtal projektledaren utser) under fliken Dagbok gör en anteckning varje gång man arbetar med projektet. En kort beskrivning av vad som gjordes.
information Beslut
Varje gång man gör ett beslut noteras detta under fliken Beslut. Man nämner kort varför beslutet behövde fattas. Där noteras vad beslutet var och vem eller vilka som fattade beslutet.
information Biverkan (Adverse Event)
Eventuella biverkningar (adverse events) noteras. Ange för varje biverkan om den bedöms som mindre allvarlig (Adverse Event = AE) eller allvarlig (Serious Adverse Event = SAE). Även oförutsedda händelser i projekt som inte är läkemedelsstudier bör noteras här. Händelser bör noteras här även om det just då inte förefaller vara relaterat till projektet (bedömning av orsakssamband kan senare komma att revideras).
information Diskussion
Under fliken Diskussion kan projektteamet föra en diskussion. Denna del är trådad vilket innebär att man kan ge kommentarer på olika inlägg.

OBS! Den elektroniska loggboken är konstruerad så att det som skrivs inte går att ändra. Detta gäller alla delar, även diskussionsdelen. Tänk därför på hur du formulerar dig. Efter texten sparats kan man under närmaste 10 minuterna ändra eventuella stavfel man ser. Därefter är texten helt låst.

Praktiska råd om hur du använder loggboken

  • I loggboken kan man bara skriva in text, inte klistra in bilder eller figurer. Om det är nödvändigt med bilder och figurer kan man klistra in dessa i en pappersloggbok och hänvisa till den i den elektroniska loggboken.
  • Varje inlägg kan innehålla maximalt 3000 tecken (cirka 1½ A4 full med text). Behöver du skriva mer får du dela upp i flera inlägg
  • Vid projekt som involverar människor är det klokt att ha en kodlista som översätter individ till ett kodnummer. Om du i loggboken behöver göra noteringar om händelser rörande enskilda personer använd kodnumret och inte riktiga persondata. Skriv alltså inte försökspersoners personnummer eller namn direkt i loggboken.

Vilka kommer åt loggboken?

Man måste vara inloggad i FoU i Sverige för att komma åt någon av de loggböcker man har rättighet att komma åt. För att hitta dit gör så här:
  1. Logga in i FoU i Sverige.
  2. Klicka på Mina sidor och sedan på en av undermenyerna: Mina projekt (leder till en lista över de projekt där du står som projektledare), Mina handledningar (visar de projekt där du anges som handledare) eller Här är jag medarbetare (listar de projekt där du anges som medarbetare).
  3. Leta under fliken / rubriken pågående arbeten efter rätt arbete. Klicka på titeln.
  4. Du ser nu projektbeskrivningen. Upptill finns en knapp som heter Loggbok. Klicka på den.
  5. Loggboken dyker upp i ett nytt fönster.

Hur startar jag loggboken för ett projekt?

Den som står som projektledare i projektdatabasen måste för varje medarbetare eller handledare ange om denne skall ha läs- och/eller skrivrättigheter. Detta anges separat för varje del i loggboken. En person kan exempelvis ha skrivrättigheter för Diskussion men inte för Dagbok. Förslagsvis kan de flesta i projektteamet ha läsrättigheter i alla delar och skrivrättigheter i delen Diskussion. Däremot bör endast en eller ett fåtal ha skrivrättigheter i delarna Dagbok och Beslut.

När man skapar en ny projektregistrering och lägger till medarbetare eller handledare dyker frågan om skriv- och läsrättigheter upp för varje person. Bocka för adekvata rättigheter och spara. I en befintlig projektregistrering måste projektledaren:
  1. Logga in
  2. Gå till rätt projektbeskrivning (hittas under menyvalet Mina sidor). Klicka på titeln så du får fram projektregistreringen.
  3. Klicka på knappen ändra som finns upptill. Nu kan du ändra i projektbeskrivningen.
  4. Klicka nu på knappen lägg till / ändra medsökande / medarbetare.
  5. Du ser nu en lista över medarbetare. För det namn du vill ge rättigheter klicka vid det namnet på knappen ändra.
  6. Ange rättigheter separat för varje del i loggboken. Klicka sedan på knappen Spara och gå tillbaka.
  7. Upprepa 5-6 ovan för varje medarbetare.
  8. Klicka på knappen Tillbaka till dokument (knappen finns upptill)

Vill du ge handledare rättigheter gör som ovan men istället för knappen lägg till/ändra medsökande/medarbetare så klicka på knappen lägg till / ändra handledare.

Monitoreringsgrupp

Vi kompletterar senare med speciella loggboksfunktioner för monitoreringskommitté och styrkommitté. Tanken är att dessa skall kunna läsa projektteamets delar i loggboken men det dessa kommittéer skriver skall inte kunna läsas av projektteamet. Mer information kommer när detta är klart.
logo researchweb.org
FoU i Sverige

Manual till loggbok i projektdatabasen, from FoU i Sverige
http://www.researchweb.org/is/sverige/document/76221