Manual - Rekvisitions- / Ekonomi-modulen
Den här informationen är inte till för dig som söker pengar utan för de ekonomer som sköter kontering, ekonomiredovisning etc. Manualen nedan svarar på de flesta frågor. Har du andra frågor om hur systemet fungerar bör du vända dig till administratören för någon av de anslagsgivare du rekvirerar från. Administratörens namn syns längst ner på de flesta sidor när du är inne på den anslagsgivarens webbplats för ansökningar.
Syftet med ekonomimodulen
Ur anslagsgivarens perspektiv är syftet med denna ekonomimodul att hålla ordning på förbrukningen av medel. Anslagsgivaren beviljar en rättighet att rekvirera en viss mängd medel som i normala fall inte betalas ut förrän utgiften uppstår. OBS! pengarna betalas alltså inte ut till den sökande direkt när de är beviljade.
När kommer ekonomen in i bilden?
Den sökande ansöker om medel för sitt projekt i det webbaserade ansökningssystemet genom att skriva in sin ansökan direkt i datorn. Därefter undertecknar den sökande en bekräftelse på sin ansökan (kallas blankett 1) och postar den med adress till anslagsgivaren.
När anslagsgivarens lokala administratör markerar i systemet att blankett 1 inkommit så går ansökan vidare för granskning och beslut. De som beviljas medel får automatiskt ett e-brev där de uppmanas att skicka in en undertecknad förbindelse om att följa vissa riktlinjer (kallas blankett 2). Förbindelsen gäller bland annat att medel inte får rekvireras förrän utgifterna uppstått. På blanketten skall även anges vid vilken ekonomiförvaltning / avdelning den sökande huvudsakligen är anställd vid.
Anslagsgivarens lokala administratör markerar sedan i ansökningssystemet att blankett 2 inkommit och anger samtidigt vilken ekonomiavdelning som skall hantera projektet (tilldelat ansvarsnummer/kostnadsställe kan endast ses av den sökande när denne är inloggad). I samma stund dyker den beviljade ansökningen upp på den lista över aktuella ansökningar som varje ekonomiavdelning har i detta system. Ansökan finns kvar på denna lista ända tills den sökande skickar in slutredovisningen (kallas blankett 3). När administratören bockar för i systemet att blankett 3 inkommit försvinner ansökan från ekonomiavdelningens lista och det går inte längre att rekvirera medel för denna ansökan.
Vilka ekonomer är inblandade?
Den ekonomiavdelning som den sökande är knuten till handhar normalt verifikaten och bör göra registreringarna i ekonomimodulen. Denna avdelning kan vi kalla underordnad ekonomiavdelning. Den förvaltning som därefter utbetalar medel kan vi kalla överordnad ekonomiavdelning. Ibland kan dessa båda ekonomiavdelningar finnas inom samma förvaltning.
Gamla ansökningar?
Ekonomimodulen kan inte användas på ansökningar som inte sökts och beviljats medel i detta webbaserade ansökningssystem. Ekonomiuppföljning - redovisning av dessa äldre ansökningar får göras på annat sätt.
Ansökningar som gjordes under den första tiden då ansökningssystemet började att användas fick redan vid projektstarten tillgång till hela det beviljade beloppet. Detta för med sig att ekonomienheten kan behöva återföra pengar som eventuellt inte förbrukats när projektet är avslutat. Ifall inga utgifter registrerats för projektet under samma månad som detta sker så skickas inga fakturaunderlag vidare. Systemet informerar om detta med ett felmeddelande, men detta är alltså helt i sin ordning.
Fakturaunderlag
När utgifter uppstår noteras dessa i ekonomimodulen (se nedan) som sedan varje månad sammanställer detta till ett fakturaunderlag. Det sammanställda fakturaunderlaget tar med det som är infört fram till (=före) en brytdag. Den här brytdagen kan ändras (se nedan). Förslagsvis sätts den till 28:e eller 1:e. Om brytdagen ställs till den 30:e får man problem i februari. Fakturor som förs in i systemet under samma dag som angivits som brytdag kommer inte att redovisas förrän i nästkommande månads fakturaunderlag. På fakturaunderlaget specificeras månadens utgifter för varje beviljad ansökan och dessa belopp summeras till en totalsumma.
Fakturaunderlagsmailet skickas som "TO:" till alla individer som är med i överordnad ek-enhet samt som "CC:" till alla som är med i registrerande enhet.
Är det samma enhet så kommer det bara ett mail.
Hur ska nedanstående fakturaunderlag användas sedan när rekvirerande enhet är en annan än utbetalande enhet (=vi)? Är fakturaunderlaget bara för kännedom eller är det
meningen att det ska skrivas ut och skickas till utbetalande enhet som rekvisition?
Avsikten är att fakturaunderlaget skall användas som en referens till en internfaktura. Underlaget är redan skickat till överordnad enhet.
Om e-brevet med fakturaunderlaget raderas av misstag så kan man från ekonomifunktionerna hitta alla tidigare fakturaunderlag. Gör så här: (a)logga in i ekonomifunktionerna, (b) gå till menyvalet Ansökningar
⇒ Ekonomifunktioner
, (c) ange ditt ekonomilösenord och klicka på "Logga in".
Hur rekvirerar vi pengarna?
Det sammanställda fakturaunderlaget skickas automatiskt med e-post på natten mellan brytdagen och föregående dag. Underlaget skickas dels till den förvaltning som skall betala ut pengarna och dels till den förvaltning som handhar verifikaten och som skall rekvirera pengar. Den förvaltning som skall rekvirera pengar fakturerar sedan på sedvanligt sätt den förvaltning som betalar ut pengar med hänvisning till fakturaunderlaget skickat med e-post. Inget hindrar att den som beviljar rätt att använda medel (anslagsgivare) och den förvaltning som faktiskt utbetalar pengar är olika enheter.
När du får e-post med fakturaunderlag så glöm inte att skicka den riktiga fakturan. Du behöver inte specificera fakturan mer än att hänvisa till fakturaunderlag skickat med e-post daterat … …(datum som står på fakturaunderlaget)
Om en sökande byter förvaltning?
Be att den lokala administratören för er anslagsgivare gå in på den aktuella ansökningen (ange Dnr) för att byta underordnad ekonomiavdelning. Bäst är att göra detta första dagarna efter ett månadsskifte. Den gamla ekonomiförvaltningen får inte föra in kostnader under eller efter brytdagen. Den nya ekonomiavdelningen kan påföra kostnader efter de fått besked från administratören att underordnad ekonomiavdelning är bytt. Ansökan dyker då automatiskt upp i den nya ekonomiavdelningens lista över beviljade ansökningar.
Hur vet jag att en ny ansökan beviljats medel?
När en anslagsgivare beviljar medel ombeds den sökande fylla i en skriftlig rekvisition (blankett 2). I den anges vilken ekonomiavdelning den sökande hör till. När anslagsgivarens administratör noterar i systemet att blankett 2 inkommit och därmed även angett vilken ekonomiavdelning som skall hantera ansökan dyker den automatiskt upp på ekonomiavdelningens lista.
När du som ekonom loggar in i systemet och går in i ekonomimodulen presenteras du automatiskt för de ansökningar som är aktuella för just dig. Vill du veta om nya ansökningar beviljats medel får du titta eter i listan.
Ny ekonomienhet - ekonomiadministratör
Varje ekonomiavdelning som skall använda detta system för att rekvirera medel måste ange vilka ekonomer som skall tillåtas göra detta. Om en ekonomienhet saknas i systemet går man till portalen FoU i Sverige och ansöker om att registrera en enhet. Den som gjorde ansökan blir administratör för denna enhet.
Eftersom man ansöker om att bli en enhet sker det viss formalia runt detta förfarande. När man blivit godkänd som enhet får den sökande automatiskt ett e-postbrev. Om man ansökt om att bli en ekonomienhet tilldelas dessa funktioner direkt vid beslutsmomentet. Om du ändå inte fått dessa funktioner kan du kontakta supporten som hanterar ekonomienheter för Researchweb.
Administratören kan efter att enheten blivit godkänd ge fler ekonomer möjlighet att komma in och rekvirera medel. Detta sker genom att lägga till personer till enheten. Det är viktigt att om denne administratör slutar vid er ekonomiavdelning lämnar över stafettpinnen
och ger en annan medarbetare rättigheten som administratör för er ekonomiavdelning. Den som är administratör för ekonomiavdelningen kan förutom att ändra rättigheter för andra ekonomer även ändra adressupgifter och brytdag. Mer information om detta finns längre ner.
De vanliga ekonomiuppgifterna steg för steg:
Logga in i ekonomimodulen
För att kunna logga in i ekonomimodulen måste man först vara registrerad som användare i ansökningssystemet (för att registrera sig i systemet, se nedan). Man måste dessutom vara knuten till minst en ekonomisk enhet. Är man inte det får man kontakta den som är administratör för den enhet som man tillhör.
- Klicka på Logga in / Registrera sig. Följ anvisningarna och logga in. Om du tidigare varit inne i systemet bör du kunna hitta dig själv. Har du aldrig varit inloggad (och ingen annan lagt upp dig i systemet) behöver du lägga in dig själv som person. Om du skulle tappa bort ditt lösenord finns en funktion där du kan klicka och så mailas ett tillfälligt lösenord till dig.
- När du har loggat in dyker det upp några fler menyalternativ till vänster. Klicka först på menyalternativet
Ansökningar
- Klicka därefter på
Ekonomifunktioner
som blir synligt om du har blivit kopplad till en ekonmienhet. - Första gången du loggar in i ekonomimodulen får du ange ett nytt lösenord. OBS! Detta andra lösenord får inte vara samma som det du använde för att logga in i ansökningssystemet. Kom sedan ihåg lösenordet. Glömmer du bort det här andra lösenordet måste du be anslagsgivarens lokala administratör (inte ekonomiavdelningens administratör) att ändra ditt bortglömda ekonomilösenord. Därefter kan du logga in i systemet igen och får då ange ekonomilösenordet (det andra lösenordet) på nytt.
- För att underlätta ditt arbete kan du maximera webbläsarfönstret (göra fönstret så stort som möjligt).
Välj förvaltning
Nästa steg är att välja ekonomienhet. Till vänster under menyn Ekonomiregistreringar
listas alla förvaltningar du är engagerad i. Är du endast engagerad i en ekonomienhet visas endast menyvalet ekonomiregistreringar. Klicka på den ekonomienhet du vill jobba med eller på Ekonomiregistreringar om du inte ser några ekonomienheter.
Registrera verifikat
- När du valt ekonomienhet visas alla ansökningar som hör till denna enhet i en lista. Avslutade ansökningar eller ansökningar där administratören ännu inte har tilldelat ansökan enhet / förvaltning syns inte. Alltså bara de ansökningar som nu är aktuella för dig som ekonom syns i listningen. Klicka på rätt ansökan i listan. Om ni rekvirerar medel från flera olika överordnade ekonomienheter / fövaltningar finns en lista för varje förvaltning.
- När du klickat på den ansökan du vill påföra kostnader visas en ekonomisk sammanställning av aktuell ansökan. Påför utgifter genom att klicka på
Nytt verifikat
(du hittar det nere till höger). - Påför utgifter genom att registrera nya verifikatet. Läs noga instruktionstexten.
- Förslagsvis anger du i beskrivningsfältet samma verifikatsnummer som i er riktiga bokföring och till höger om detta fyller du i kostnaden. Du kan på så sätt registrera flera verifikat åt gången (max 5 åt gången). Den finns ingen övre gräns för hur många verifikat du kan registrera på ett projekt. Fördelen med att notera nummret på det riktiga verifikatet är att det blir lättare att i framtiden spåra eventuella fel. Klicka på
Lagra
när du är klar.
Ändra verifikat (korrigera)
Om du behöver rätta ett fel. Antag att verifikatet med referensdatum 2002-10-28 visar sig vara felaktigt registrerat. Kanske var det fel belopp som lades in eller kanske lades utgiften in på helt fel ansökan (hemska tanke!). Om du efteråt behöver rätta så klicka på datumet (i det här fallet 2002-10-28). När du rättar måste det ske på nedanstående sätt. Man kan inte rätta ett gammalt verifikat genom att registrera ett nytt med minusbelopp då detta inte är tillåtet.
- Ta fram listan med aktuella beviljade ansökningar. Klicka på den ansökan där det felaktiga verifikatet finns. En ny lista med tidigare verifikat som hör till denna ansökan visas.
- Leta rätt på var i listan det felaktiga verifikatet finns. Om du behöver rätta så klicka till höger på
Korrigera verifikat
. En ny ruta kommer upp som nollar det valda verifikatet. Det finns en vit ruta där du kan fylla i en kort kommentar om varför det blivit fel.
- Klicka på
Lagra
när du är klar. Därefter får du registrera det korrekta som om det första aldrig hade gjorts. Eventuella ändringar i belopp som ni redan fått ut från en överordnad ekonomiförvaltning justeras nästa gång medel överförs.
Kostnadsbärarkod / Kontonummer
Ofta fungerar det så rent praktiskt att ett projekt beviljas pengar flera gånger. I det vanliga bokföringssystemet brukar man vanligen tilldela ett projekt ett kostnadsställe. Ett projekt har då ett kostnadsställe i ert ordinarie bokföringssystem men kan ha flera beviljade ansökningar i detta ansökningssystem. Varje ansökan i detta system har sitt eget interna diarienummer. Numera finns det möjlighet att lägga in en kostnadsbärarkod eller kontonummer associerat till varje beviljad ansökan. Denna kod/nummer är helt fritt och kan innehålla upp till 200 tecken. Förslagsvis används den till att skriva in det konto / kostnadsställe i ert vanliga
ekonomiredovisningssystem som där används till det projekt ansökan ger pengar till. Flera beviljade ansökningar i detta system kan då sorteras under ett och samma projekt / kostnadsställe. De ekonomer som börjat använda funktionen har uppskattat den mycket.
Listningen av ansökningar för respektive ekonomienhet påverkas av denna kod och kommer att listas i den ordning som denna kod/nummer anger.
Logga ut från ekonomimodulen
När du är klar skall du logga ut från ekonomimodulen så att ingen annan kan påföra kostnader på olika projekt. Logga sedan också ut från ansökningssystemet när du är klar. Systemet loggar automatiskt ut dig ur ekonomimodulen om du inte använder datorn på 30 minuter
Att administrera en ekonomienhet
En ekonomienhet i dettta system innehåller förutom uppgifter om namn och adress även uppgift om brytdag och om vilka personer som skall få arbeta med verifikat knutna till den här ekonomienheten.
Normalt är en av de inblandade ekonomerna administratör för ekonomienheten. Denne adminstratör kan förutom att hantera verifikat också ändra adressupgifter för enheten, vilka personer som skall ingå i ekonomienheten samt vem som skall vara administratör för enheten. Personer som inte längre jobbar kvar skall naturligtvis inte längre vara kopplade till ekonomienheten och dessa kan tas bort av enhetsadministratören. Om administratören skall sluta är det viktigt att denne först ser till att den person som skall överta funktionen som adminsitratör är kopplad till ekonomienheten. Därefter får den avgående administratören göra den nya till adminsitratör av ekonomienheten. Sist får den nya administratören ta bort den avgående administratören från ekonomienheten.
För att administrera en ekonomisk enhet så logga först in in i systemet. Som administratör av en enhet dyker det upp ett nytt menyalternativ som heter enheter. Klicka på det menyalternativet. Klicka därefter på den enhet du vill admninstrera.
Att lägga till en person till ekonomienheten
På administrationssidan fins en knapp där det står Lägg till person
. När man klickar på den kommer man till en sida där man söker efter personer. Sök efter den person du skall lägga till enheten och klicka på namnet som visas i listningen. Det finns också möjlighet att lägga till nya personer direkt från detta fönster, men för att undvika dubbletter, sök alltid först efter den person du skall lägga till, personen kan vara registrerad sedan tidigare.
Att ta bort en person från ekonomienheten
På administrationssidan finns förutom olika uppgifter om enheten också en förteckning om vilka personer som är knutna till enheten. Till höger om namnet finns det en liten bild av en soptunna ( 
). Klicka på soptunnan för att ta bort personen från enheten. Man kommer då till en ruta för att verifiera att man verkligen vill ta bort personen. Detta görs genom att man skriver in den kod som visas på sidan och klickar på Ta Bort
.
Ändra adress, brytdag eller göra en annan person till administratör
På administrationssidan finns en knapp med texten Ändra
. Klickar man på den får man upp ett formulär där man kan ändra alla uppgifter som tillhör den ekonomiska enheten.
Förutom adressuppgifter, brytag och administratör kan man också välja hos vilka anslagsgivare det skall gå att välja denna ekonomiska enhet och om denna skall vara registrerande enhet (den enhet dit verifiketen skickas och som sedan rekvirerar medel) eller överordnad enhet (den enhet som skall utbetala medlen).
Administratörsvalet sker bland de olika personer som är knutna till enheten. Det innebär att om en ny person skall administrera enheten måste man först lägga till personen till enheten (se ovan).
Felsökning
Har du problem? Exempel på vanliga problem och hur man löser dem ses nedan.
Jag kan inte logga in i systemet
Du kan läsa på en annan sida där det beskrivs allmänna inloggningsproblem: Problem att logga in?
Jag kan logga in men hittar inte menyn för ekonomifunktioner
Någon måste först ge dig rättigheter till minst en ekonomiavdelning för att detta menyval skall dyka upp. Menynalternativet skall synas efter att man klickat på Ansökningar
(OBS! du måste vara inloggad för att du skall se menyvalet eftersom det är knutet till dig som person).
I första hand skall du vända dig till den som i är administratör för er ekonomiavdelning i detta system. Om du är den förste ekonomen från er avdelning måste anslagsgivarens lokala administratör koppla ihop dig med er ekonomiavdelning.
Jag kan logga in men inte logga in i ekonomifunktioner
Du kan alltså först logga in i systemet men när du klickar på menyvalet ekonomifunktioner dyker en ny ryta upp som frågar efter ett andra lösenord. Längre än så kommer du inte. Problemet är att ditt ekonomilösenord inte fungerar.
Första gången du loggar in i ekonomimodulen får du ange ett nytt lösenord. OBS! Detta andra lösenord får inte vara samma som det du använde för att logga in i ansökningssystemet. Kom sedan ihåg lösenordet. Glömmer du bort det här andra lösenordet måste du be ekonomienhetens administratör (inte anslagsgivarens administratör) att ändra ditt ekonomilösenord. Därefter kan du logga in i systemet igen. Du kan byta ekonomilödenordet när du är inloggad i ekonomimodulen om du vill.
Jag som administratör av ekonomienheten kommer inte åt administratörsfunktionerna
Är du administratör för en enhet visas det efter inloggning upp ett alternativ som heter enheter. Klicka där för att komma vidare in i funktionerna för att administrera enheterna.
