Ekonomifrågor kring FoU-rådsmedel

Här finner du information om hur du ska gå tillväga för att få tillgång till samt rapportera dina beviljade medel. Har du ytterligare frågor om utbetalningsrutiner så ring FoU-rådets sekreterare vid FoU-centrum Södra Älvsborg telefon 010 - 43 59 410.

När du fått e-postmeddelande om att du beviljats medel:

Efter att du fått besked om att du beviljats medel från Lokala FoU-rådet i Södra Älvsborg måste du först ordna de administrativa punkterna 1-3 nedan. Efter att du är klar med det så får du ett e-brev med besked om att de medel som FoU-rådet beviljat finns tillgängliga att använda.

1. Kopia av etikprövning

Skicka en kopia på godkännande från etikprövningsnämnden till FoU-rådet. När det gäller merparten av ansökningarna som beviljas medel så har FoU-rådet ställt krav på att projektet ska prövas av etikprövningsnämnden. Innan kopian av etikprövningsnämndens godkännande har inkommit till FoU-rådet kan du inte rekvirera några pengar.

2. Fyll i Blankett 2

Skriv ut blankett 2. Denna är en förbindelse om att använda medlen enligt vad som beskrivits i ansökan och att sköta bokföringen enligt gällande lagar.
information Så här återfinner du blankett 2 för utskrift:
En länk till blanketten finns i det e-postmeddelande som du fick tillsammans med beskedet att du beviljats FoU-medel. Blanketten kan också hämtas från Internet genom att (a) logga in, (b) klicka på menyvalet "Ansökningar" ⇒ "Egna ansökningar" och (c) klicka på "blankett" snett till höger under titeln på din ansökan.

Låt alla som ska signera blanketten göra det innan du sedan skickar den till den ekonom som har hand om FoU-medel i ditt område. Ekonomen tilldelar ansvar/kostnadsställenummer samt fakturaadress och återsänder blanketten till dig.

Notera ansvar/kostnadsställenumret på Blankett 2 (Vid beställning av något till projektet anges detta nummer sedan som BestID och ekonomerna kopplar oftast attesteringen till din vanliga chef).

Lägg in information om ditt arbete i FoU i VGR.
FoU-rådet har sedan år 2006 beslutat att alla projektansökningar som beviljats projektmedel ska registreras i projektdatabasen. Efter att du registrerat ditt projekt får det ett eget ID-nummer som ska anges i fält Blankett 2. Du återfinner ID-numret när du är inloggad på FoU i VGR och under knappen i vänstermenyn med namnet "Mina Projekt". Innan information om ditt arbete finns med i FoU i VGR ges ingen tillgång till medel.

3. Underskrifter och inlämning av Blankett 2

När du har uppgifterna enligt 1 och 2 och alla övriga berörda personer har signerat, skicka in blanketten till FoU-rådet.

När Blankett 2 inkommit från dig till FoU-rådet kompletterar vi din ansökan med ansvarsnumret där dina pengar ska finnas. Du kan alltså hitta det där när du behöver göra beställningar som ska faktureras (under rubriken "Ekonomisk sammanställning". Du ansvarar för att informera om att ansvarnumret ska anges som Best ID vid beställningar på projektmedlen, vidare ska även fakturor märkas med ditt namn och tel. Du får alltså inte beställa varor eller tjänster förrän du har fått nästa bekräftelsemail från FoU-rådet med titeln: "FoU-medel kan rekvireras, Blankett 2 inkommit". Det är också viktigt att du vid beställningar uppger rätt faktureringsadress för din organisationsdel, vet du inte vilken du ska använda så kan du kontakta din ekonom för att få svar.

När lönekostnader uppstår vänder du dig till din personalavdelning. När personalsidan betalar ut lön för tid du arbetat i projektet skall de kontera den kostnaden (inklusive sociala avgifter) på ditt ansvar/kostnadsställe.

Betalning till etikprövningsnämnden
Om du erhållit medel för att bekosta etikprövningsansökan måste ekonomen i ditt område få ett underlag för utbetalning. Använd en utbetalningsorder för detta och fyll i uppgifterna som du hittar på etikprövningsnämnden i Göteborgs hemsida. Fyll i utbetalningsordern enligt denna mall för utbetalning till etikprövningsnämnden

Vart skall Blankett 2 skickas?
Skicka in den ifyllda blanketten och kopia på godkännande från Etikprövningsnämnden om det behövs, till FoU-centrum i Södra Älvsborg med internpost eller externt till: FoU-centrum i Södra Älvsborg, Sven Eriksonsplatsen 4, 503 38 Borås.

Om du beviljats medel för en kompletteringsansökan uppger du titel och diarienummer på det ursprungliga projektet. Du som projektledare är sedan ansvarig för att samtliga faktureringar som rör ditt projekt verkligen konteras på projektets eget ansvar/kostnadsställe.

Beviljats FoU-medel och har vårdavtal med regionen?

Beviljade medel betalas i normala fall inte ut med en gång, utan måste rekvireras allteftersom det uppkommer utgifter. När det gäller privata vårdgivare med vårdavtal så råder emellertid ett undantag. Enligt ett tidigare beslut får privata vårdgivare med vårdavtal fakturera hela beloppet redan innan det uppkommit några utgifter. Ett villkor för detta är dock att verifikat som berör beviljade medel senare kan redovisas som bevis på att medlen använts till det som ansökan avsåg. Vidare bör man tänka på att om man fakturerar hela beloppet innan utgifterna uppstått riskerar man att få skatta bort delar av eventuella outnyttjade medel vid årsskiftet. Det finns alltså goda skäl även för privata vårdgivare att följa rutinerna för personal i regionen och fakturera allteftersom utgifter uppstår.

Rent praktiskt fakturerar ni följande adress och anger det beställarID/ansvarsnummer som du fått av Lokala FoU-rådet efter att du skickat in blankett 2

Fakturaadress:
Närhälsan
Fe 007
405 83 Göteborg

Speciell information till ekonomer utanför regionen

Denna information är till för dig som är ekonom och hjälper någon privat vårdgivare som har vårdavtal, som har fått beviljade forsknings- och utvecklingsmedel. Behörig att söka medel från FoU-rådet är alla VGR-anställda inom det geografiska området södra Älvsborg eller annan vårdgivare som har avtal med Västra Götalandsregionen.

FoU-rådet ansvarar för att ingen ansökan får mer medel än beviljat. Vidare ansvarar FoU-rådet för att fortlöpande följa upp hur medlen används och se till att outnyttjade medel kan delas ut till andra ansökningar. Vidare är det så att ännu ej utnyttjade medel tillhör den centrala förvaltningen i Västra Götaland. Medlen kan alltså i princip inte rekvireras förrän de förbrukas. Enligt ett tidigare beslut får privata vårdgivare med vårdavtal fakturera hela beloppet redan innan utgifterna uppstår. Verifikatet som berör beviljade medel skall dock senare kunna redovisas som bevis på att medlen använts till det som ansökan avsåg.

För att kunna ha denna överblick knyts varje ansökan som beviljas medel till en lokal ekonomiförvaltning. När det gäller medel beviljade till privat vårdgivare som har vårdavtal med Västra Götalandsregionen knyts ansökan till kansliet.
När utgifter uppstår fakturerar du Närhälsan. De kan sedan rekvirera medel allteftersom det behövs. Fakturaadress är:

Närhälsan
Fe 007
405 83 Göteborg

På fakturan skall det framgå att det avser medel beviljade av Lokala FoU-rådet i södra Älvsborg och diarienumret på den beviljade ansökan. Det är också viktigt att uppge vilket ansvarsnummer det är som skall användas.

Kansliet är inte intresserad av att få en redovisning av varje verifikat utan det går bra att klumpa ihop alla utgifterna som hänförs till en beviljad ansökan, förslagsvis månadsvis.

Någon ekonom i din förvaltning har som uppdrag att månadsvis se om det uppstått några utgifter på projektkonton i er förvaltning. Om så har skett ansvarar den ekonomen för att motsvarande medel rekvireras från lokala FoU-rådet.

Du ska gå in i din ansökan och se hur mycket som återstår av dina beviljade medel allteftersom din ekonom uppdaterat.

Om du enbart förbrukar medlen delvis

När utgifterna för ditt projekt upphör ska du lämna in en slutredovisning till FoU-rådet (blankett 3). Detta skall göras oavsett vilken typ av anslag du har beviljats, inklusive ansökan om medel för kursavgift. Slutredovisningen innebär att du intygar att summan av de rekvirerade medlen som redovisas överensstämmer med den verkliga summan. För ändamålet använder du slutrapporten "Inga mer FoU-medel kommer att förbrukas" (blankett 3). Blanketten kan hämtas från internet genom att logga in, klicka på menyvalet "Ansökningar" - "Egna ansökningar" och klicka på "blankett" snett till höger under titeln på din ansökan. Gör så här: (a) Skriv ut blanketten, (b) underteckna och (c) skicka blanketten till FoU-rådets administratör. Adressen till din lokala administratör hittar du längst upp till höger på varje blankett.

Skulle det av någon anledning visa sig att du inte har användning för de pengar som du beviljats så skall du utan dröjsmål slutrapportera ditt projekt på följande sätt:

  1. Skriv ut förbindelsen "Att ta beviljade medel i anspråk" (blankett 2), underteckna och skicka den till din lokala administratör.
  2. Vänta på e-postbesked om att dina beviljade medel kan tas i anspråk.
  3. Skriv ut slutrapporten "Inga mer FoU-medel kommer att förbrukas" (blankett 3), underteckna och skicka den till din lokala administratör. Adressen till din lokala administratör hittar du längst upp till höger på varje blankett.

PublishedDocument information: Utbetalningsrutiner för lokala FoU-rådet i södra Älvsborg | Last modified: 2019-04-03 by Tanja Fransson

Title: Utbetalningsrutiner för lokala FoU-rådet i södra Älvsborg, Informationsdokument, Document number: 62, from FoU-rådet i Södra Älvsborg
http://www.researchweb.org/is/alvsborg/document/lpr/62