Dokumenthanteringssystem till primärvården - En interventionsstudie på IT-stöd för primärvårdens informationshantering
Project number : 17411
Created by: Sofie Ljung, 2009-02-04
Last revised by: Sofie Ljung, 2018-12-27
Project created in: FoU i Västra Götalandsregionen

PublishedPublished

1. Översiktlig projektbeskrivning

Engelsk titel

RCT when implementing health information technology:

A Randomized Controlled Trial on health care workers experience of access to, and time spent finding, specific operational health care-related information.

Populärvetenskaplig sammanfattning av projektet

Har din verksamhet ordning på de elektroniska dokumenten så som lokala rutiner, policys, och styrdokument?

För lagring av de lokala/interna verksamhetsdokumenten, så som policys, riktlinjer och andra dokument, finns på många arbetsplatser en gemensam elektronisk mappstruktur. I primärvården Södra Älvsborg används G: för detta. Hanteringen av de elektroniska dokumenten sker inte alltid efter någon enhetlig och systematisk struktur vilket skapar en osäkerhet och svårighet i att navigera sig i systemet. Det är ofta svårt att med säkerhet fastställa vilket dokument som är av rätt version och av vem det är skapat, ändrat eller godkänt.

VGRs IT-råd beslutade 2008 att se över plattformen för regionens webbtjänster. Uppdraget omfattar förstudier och förberedelser för byte av dokumentsystem. Denna interventionsstudie mäter effekten av att på en vårdcentral införa ett strukturerat informationshanteringssystem.

Syftet med denna studie är att undersöka om införandet av ett strukturerat informationshanteringssystem kan göra att sjuksköterskan i primärvården snabbare kan hitta rätt verksamhetsrelaterade dokument. Frågeställningen blir således: Gör införandet av ett strukturerat dokument- och informationshanteringssystem att primärvårdens sjuksköterskor snabbare hittar rätt dokument?

För mätningen används kvantitativ metod, med en kontrollgrupp och en interventionsgrupp. 65 st respondenter i form av sjuksköterskor från ca sju olika vårdcentraler tilldelas en enkät och en sökuppgift på tid före införandet. Kort därefter randomiseras fram vilka vårdcentraler som ska få det strukturerade informationshanteringssystemet infört och sin verksamhetsinformation flyttad dit. Sex månader efter införandet görs samma mätningar om i både kontrollgrupp och interventionsgrupp.

Materialet ska analyseras enligt följande: Förändringsmått/individ räknas ut. Första och andra mätningen jämförs och paras ihop. Förändringsmåttet jämförs sedan mellan grupperna. För normalfördelade kontinuerliga data används student T-test. För övriga data ickeparametriskt test.

Förväntat resultat / Klinisk betydelse
Denna studie ger möjlighet till att vetenskapligt utvärdera effekterna av att i primärvården införa ett (av VGR IT redan upphandlat) strukturerat informationshanteringssystem. Studien, som tilldelats FoU-rådsmedel, sker i samråd med VGRs IT-strategiska avdelning och sker i linje med socialstyrelsens krav på dokumenterade rutiner och andra verksamhetsrelaterade dokument och hanteringen av dessa.

Den kliniska betydelsen av projektet är sådan att vårdpersonal såväl som ledare och beslutsfattare får en ökad kunskap om hur informationstillgängligheten i verksamheterna fungerar nu jämfört med efter införandet av ett strukturerat informationshanteringssystem.

Vetenskaplig sammanfattning av projektet

.

Typ av projekt

Forskningsprojekt

MeSH-termer för att beskriva typ av studier

checked Randomiserad klinisk prövning (Randomized Controlled Trial)


(Only selected options are displayed. Click here to display all options)

MeSH-termer för att beskriva ämnesområdet

information Added MeSH terms
Health Services Administration
The organization and administration of health services dedicated to the delivery of health care.
Primary Health Care
Care which provides integrated, accessible health care services by clinicians who are accountable for addressing a large majority of personal health care needs, developing a sustained partnership with patients, and practicing in the context of family and community. (JAMA 1995;273(3):192)
Computer Literacy
General learning, knowledge, and fluency with computer terms; also, becoming familiar with how computers operate and how they are programmed.
Information Dissemination
The circulation or wide dispersal of information.
Nursing Informatics
The field of information science concerned with the analysis and dissemination of data through the application of computers applied to the field of nursing.
Documentation
Systematic organization, storage, retrieval, and dissemination of specialized information, especially of a scientific or technical nature (From ALA Glossary of Library and Information Science, 1983). It often involves authenticating or validating information.

Projektets delaktighet i utbildning

checked D-uppsats / Magisterexamen


(Only selected options are displayed. Click here to display all options)

2. Projektorganisation och finansiering

Arbetsplatser involverade i projektet

information Added workplaces
Regioner - Västra Götalandsregionen - Närhälsan - Rehabilitering - Område R7 - Närhälsan Solhem rehabmottagning workplace verified by Västra Götalandsregionen on 2018-02-27

Tutor

Gun Rembeck
FoU-strateg, leg barnmorska, Närhälsan Borås ungdomsmottagning, Närhälsan FoU-centrum Södra Älvsborg

3. Processen och projektets redovisning

Detaljerad projektbeskrivning

Bakgrundsbeskrivning

Förmågan att ändamålsenligt kunna utnyttja IT spelar en avgörande roll för hur hälso- och sjukvården effektivt utför sina uppgifter. Kunskapen att på ett säkert och effektivt sätt hantera (namnge, lagra, hitta, flytta, ändra, strukturera) elektroniska dokument finns dock inte i tillräcklig utsträckning hos vårdpersonalen i dagsläget. Detta påstår C.M Ruland i sin bok ”nursing informatics”(2002).

Det är rimligt att anta att vårdpersonalen med nuvarande informationshanteringssystem inte alltid känner sig helt säkra på att de hittat korrekt information vid rätt tillfälle och att de i vissa situationer inte kan ta sig den tid de behöver för att leta efter information, trots att den skulle vara dem behjälplig. Följderna blir att onödigt mycket tid behövs för att leta efter dokument (M. Bark, 2002). Patientsäkerheten äventyras då det föreligger ökad risk att viktiga rutiner inte följs (C.M Ruland, 2002).

Inom primärvården ansvarar varje vårdcentral för otaliga viktiga dokument i form av PM, protokoll och andra styrdokument. Dessa lagras idag antingen i pärmar eller e-postmeddelanden, elektroniskt i mappar under "gemensam G:" eller på någon lokal hårddisk. Systemet är sårbart, tar mycket tid och kraft att upprätthålla korrekt och innebär en informationsröra där få känner sig hemmastadda. Vem som helst kan flytta dokument och ändra dem utan att det är märkbart för övriga användare. Att säkert veta vilket dokument som är av senaste version är omöjligt.

Var ska då dokumenten lagras? Det finns sedan en tid tillbaka ett gemensamt intranät för primärvården Södra Älvsborg. Att lägga var vårdcentralernas interna information under detta är dock inte realistiskt. Det nuvarande webbpubliceringssystemet EpiServer arbetar redan nära gränsen av sin förmåga och dokumenthanteringsystemet VGR dok börjar se sitt slut hos leverantören, enligt en rapport från VGR:s IT-strategiska avdelning (R. Lundin & H. Ekman, 2008). I rapporten framkommer att behovet av applikationsstöd för information och dokumentation i verksamheten bör utredas djupare; behov ska kartläggas och koncept ska testas. IT-rådet har i ett delbeslut 090306 skickat frågan om upphandling av et IT-stöd för kvalificerad dokumenthanteirng vidare till Inköpsrådet. Kartläggning av krav på stöd för dokumenthantering har gjorts i två spår: användbarhet och krav på stöd för dokumentstyrning (se bilaga Åtgärdsplan 2009). Lämpligtvis och troligtvis kommer denna studie att använda ett av VGR upphandlat system.

Vetenskapliga studier rörande vårdapparaters dokument- och informationshantering som inte behandlar patientjournal är svåra att hitta. Det material som finns fokuserar på vårddokumentation och inte verksamhetsdokumentation.

Syfte

Syftet med denna studie är att:
genom intervention (med enkäter och klockning) undersöka om införande av ett strukturerat dokument- och informationshanteringssystem gör att vårdpersonalen snabbare kan hitta rätt verksamhetsrelaterade dokument.


Dokumenthanteringssystem till primärvården - En interventionsstudie på IT-stöd för primärvårdens informationshantering, from FoU i Västra Götalandsregionen
http://www.researchweb.org/is/html/vgr/project/17411